Politique de confidentialité

Le Centre des femmes de l’Ouest-de-l’Île est une organisation à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration de la qualité de vie des femmes.  Nous fournissons des services éducatifs, sociaux et récréatifs aux femmes vivant dans l’Ouest de l’île et à la communauté dans son ensemble.

Nos services sont disponibles sur inscription à un logiciel d’inscription en ligne – Amilia.  Cette tierce partie recueille les informations pertinentes nécessaires à l’ouverture d’un compte client et notre formulaire de participation recueille des informations personnelles afin d’assurer des mesures de sécurité.

Cette politique de confidentialité reflète nos meilleurs efforts pour respecter vos informations privées.  Elle explique comment nous recueillons, utilisons et protégeons vos informations personnelles.

  1. Informations personnelles

Par ” informations personelles”, on entend toute information pouvant servir à identifier une personne en particulier, y compris, mais sans s’y limiter, votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse de courriel, etc.  Nous pouvons vous demander des renseignements personnels de diverses façons, notamment au moyen des formulaires d’Amilia, des formulaires du site Web, par téléphone, par courriel ou en personne.

  • Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons ?

Amilia est la plateforme de commerce électronique utilisée pour fournir des services à nos clients.  Afin d’y arriver, Amilia recueille des renseignements tels que votre nom, votre courriel, votre adresse postale ou votre numéro de téléphone afin de vous identifier et de traiter les paiements.  D’autres renseignements comme la date de naissance, le sexe, les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence, les allergies et l’âge des enfants, etc. sont recueillis à l’aide des formulaires d’Amilia pour assurer l’admissibilité, les mesures de sécurité et l’analyse des données.

  • Comment recueillons-nous vos informations

 personnelles ?

  1. Directement auprès de vous

 Pour créer un compte Amilia, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de vous lorsque vous remplissez le formulaire d’inscription d’Amilia.

 Notre site Web utilise Statcounter, un service d’analyse Web en temps réel qui permet de suivre, d’analyser et de comprendre les visiteurs.  Ces renseignements techniques peuvent  inclurent l’identificateur unique de votre appareil, des renseignements sur votre appareil, votre navigateur et votre système d’exploitation, ainsi que la date et l’heure d’utilisation de notre site.   

  • Avec votre consentement

 Amilia recueille vos renseignements personnels avec votre consentement.

  • Refus de la collecte et retrait du consentement

 Le choix de nous fournir vos renseignements personnels est à votre discrétion.  Vous pouvez toujours choisir de ne pas fournir de renseignements.  Sachez toutefois que si vous choisissez de ne pas nous fournir vos renseignements personnels, cela pourrait vous empêcher d’utiliser la plateforme Amilia.  Vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse womenscentre@wiwc.ca  pour toute question à ce sujet.

  • Pourquoi nous collectons vos données personnelles
  1. À des fins spécifiques et limitées

Il existe une série de raisons pour lesquelles nous pouvons vous demander vos informations personnelles :

  • pour ouvrir un dossier client
  • pour ouvrir un dossier de bénévole
  • pour traiter un don
  • pour vous inviter à des événements
  • pour évaluer nos services
  • À des fins secondaires

 Dans certains cas, nous pouvons regrouper et anonymiser les informations personnelles que vous avez fournies avec celles d’autres personnes afin de créer des données et des rapports statistiques (par exemple, l’âge et la municipalité des participants qui utilisent le service).  Nous ne fournissons pas les informations personnelles proprement dites.  Ces données sont utilisées pour rédiger des demandes de financement qui nécessitent une analyse spécifique et peuvent également figurer dans notre rapport annuel.

  • Comment protégeons-nous vos informations ?

Nous avons mis en place des mesures de protection électroniques, physiques et procédurales pour protéger vos renseignements personnels.  Amilia est un fournisseur de services certifié PCI-DSS de niveau 1, le plus haut niveau de conformité en matière de sécurité dans l’industrie du paiement.  Amilia est également certifiée Soc 2 et HIPAA, ce qui assure la gestion sécuritaire des données des clients.

  • Comment partageons-nous ou divulguons-nous vos informations personnelles ?

WIWC ne vend pas vos informations personnelles à des tiers et ne les partagera pas avec des tiers sans votre consentement, sauf si la loi l’exige.  Par exemple, lorsque vous faites un don, nous sommes tenus par la loi de prendre votre nom complet et votre adresse postale pour vous envoyer un reçu fiscal officiel.

  1. Avec nos employés et nos sous-traitants

Dans le cadre de leur travail, nos employés peuvent avoir besoin d’accéder à vos données personnelles lorsque, par exemple, vous nous contactez pour demander un remboursement ou une annulation de cours.  Leur accès est limité à ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.  Par exemple, les instructeurs vous contacteront par courrier électronique ou par téléphone lorsqu’un cours est annulé.

  • Avec des tiers

WIWC peut être amené à partager vos informations personnelles avec des tiers pour faire fonctionner ses activités et fournir des services (par exemple, des processeurs de paiement).  Tous les partenaires qui traitent des données de cartes de paiement doivent être certifiés conformes à l’industrie des cartes de paiement.  Tous ces services disposent de ressources dédiées au maintien de la sécurité et de la confidentialité, et nous veillons à ce que tout tierse partenaire auquel nous pourrions faire appel dispose de politiques écrites stipulant qu’il ne doit jamais partager vos informations avec une personne autre que WIWC.  

Ces partenaires sont les suivants:

Amilia est un logiciel d’inscription en ligne qui permet aux participants de s’inscrire à l’activité qui les intéresse.

Paypal peut être utilisé pour traiter les dons en ligne sur notre site web.

Square est utilisé pour traiter les achats hors site lors de nos événements.

Nethris est utilisé pour traiter les paiements aux employés et aux entrepreneurs.

  • Lorsque la loi l’exige

 Nous pouvons également partager vos informations personnelles si la loi l’exige ou si cela est nécessaire pour faire respecter des droits légaux.

  • Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la prestation des services.  Les participants ont toujours la possibilité de se réinscrire chaque année; leurs renseignements personnels sont donc conservés dans Amilia.

  • Quels sont vos droits ?

Nous pensons que vous devriez pouvoir accéder à vos informations personnelles et les contrôler, quel que soit votre lieu de résidence.  Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels, de les corriger, de les modifier, de les supprimer, de les restreindre, de les transférer ou de vous opposer à certaines utilisations.  Toute l’information sur Amilia est accessible au client.

  • Comment nous contacter

Si vous avez des questions sur la présente politique, si vous avez des inquiétudes sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles, ou si vous souhaitez faire une demande concernant vos informations personnelles, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection de la vie privée.

 Responsable de la protection de la vie privée

Adresse : 11, avenue Rodney, Pointe-Claire (Québec), H9R 4L8

Courriel : womenscentre@wiwc.ca

Numéro de téléphone : 514-695-8529

  1. Changements et mises à jour de la politique

WIWC peut, à sa discrétion, mettre à jour, réviser, modifier ou compléter cette politique.  Nous vous informerons de tout changement en publiant la nouvelle politique de confidentialité sur cette page.

Nous vous conseillons de consulter régulièrement la présente politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles modifications.  Les modifications apportées à la présente politique de protection de la vie privée entrent en vigueur dès leur publication sur cette page.