Sensibilisation communautaire – Adjointe administrative

Sous la responsabilité de: Coordonnateur de la sensibilisation communautaire

Type de poste: Contrat, 6 heures/semaine

Durée: Septembre à juin, période probatoire de 3 mois

Lieu: Pointe-Claire (Ouest de l’île), Hybride (options en personne et à distance)

Résumé du poste

Relevant du coordonnateur de sensibilisation communautaire, l’adjoint administratif à la sensibilisation communautaire fournit un soutien administratif pour tous les programmes de sensibilisation communautaire. Ces programmes incluent: groupes de soutien gratuits, groupes de jeux pour mères et enfants, programme pour les aînés, soutien aux nouveaux arrivants, séminaires et autres initiatives communautaires.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Responsable de la recherche des besoins des femmes de la communauté et du développement de nouvelles activités de sensibilisation conformes au mandat du WIWC
  • Occasionnellement, servir de premier contact pour les personnes en situation de crise ; répondre avec compassion, fournir des informations ou des références adéquates.
  • Aider à la collecte de données pour les rapports
  • Configurer l’inscription sur Amilia pour chaque activité
  • Communiquer avec les autres lieux de location en ce qui concerne les horaires et les modalités de location
  • Maintenir une base de données des organisations/bureaux/bureaux partenaires en relation avec l’offre de nos services
  • Tenir à jour une base de données d’animateurs de sensibilisation potentiels
  • Recevoir les CV et les demandes d’animateurs potentiels et confirmer la réception
  • S’assurer que les animateurs connaissent la mission, les pratiques, les règles d’inscription et les procédures du WIWC
  • Confirmer les dates des activités avec les animateurs
  • Préparer une lettre de confirmation pour chaque animateur précisant le taux horaire à payer, la date de début de l’activité et le nombre maximum de participants (si applicable) et l’envoyer aux animateurs pour vérification
  • Préparer et distribuer tous les documents pour l’animateur (login Zoom et règlement)
  • Préparer et distribuer tous les documents pour les participants (login Zoom et règlement)
  • Préparer une feuille de présence pour chaque groupe et la partager avec l’animateur
  • Déterminer le matériel dont l’animateur a besoin pour son activité et s’assurer qu’il est disponible (projecteur, ordinateur portable, photocopies, etc.)
  • Créer et distribuer les évaluations des animateurs par e-mail ou sur papier si nécessaire
  • Aide à l’organisation et à la mise en place des kiosques publicitaires 

QUALIFICATIONS

  • Expérience dans les tâches administratives
  • Une expérience dans un organisme communautaire est un atout
  • Profil très motivé, efficace, adaptable, positif et énergique
  • Capacité à formuler des recommandations pour l’amélioration des programmes en se basant sur une collecte, une analyse et une communication efficace de l’information
  • Établir et maintenir de bonnes relations interpersonnelles
  • Travailler de manière autonome et dans un environnement d’équipe
  • Concentré et attentif aux détails
  • Excellentes capacités de compréhension et d’expression orale et écrite
  • Bilingue (français et anglais)
  • Solide connaissance de MS Office
  • Une expérience avec Canva est considérée comme un atout

Rémunération et conditions de travail

Salaire de départ : 18,00 $/h.

  • Travail à distance avec présence occasionnelle sur place pour des réunions ou des activités
  • Horaires de travail flexibles à temps partiel
  • En plus d’une grande équipe de femmes qui soutiennent d’autres femmes pour atteindre leur plein potentiel

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV à Nadia Prevost, Coordonnatrice de Sensibilisation Communautaire, outreach@wiwc.ca, avant le 17 juillet.